Organizzazione contabile fra disorganizzazione ed efficientamento

La disorganizzazione nei processi aziendali è fonte di maggiori costi per l’impresa, che possono essere ottimizzati attraverso l’introduzione di mirati interventi di miglioramento della struttura organizzativa. In tale contesto le funzioni amministrative sono comunemente considerate come attività standardizzate, che non necessitano di particolari interventi organizzativi. Tuttavia l’efficienza, la riduzione di dimenticanze/errori, l’ottimizzazione dei processi e la eliminazione di attività ridondanti si realizzano in presenza di funzioni chiaramente formalizzate (organigrammi, mansionari, ecc.) e di collaboratori informati su mansioni e responsabilità e consentono di migliorare i flussi informativi e l’incidenza dei costi.

Le domande in ambito di organizzazione amministrativa sono generalmente: sono organizzato bene? L’area amministrativa è affidabile? Le funzioni amministrative sono correttamente attribuite? I miei collaboratori hanno le competenze e le capacità adeguate? Hanno gli strumenti idonei per svolgere il proprio lavoro? Mi vengono rendicontati i dati tempestivamente e correttamente?

Porsi queste domande è il primo passo per affrontare le questione dell’organizzazione aziendale ed individuare quindi le soluzioni più idonee.

Un metodo spesso usato nelle fasi di riorganizzazione aziendale e facilmente applicabile anche in ambito amministrativo è l’analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats), che consente di individuare, comprendere ed analizzare le forze, le debolezze, le opportunità ed i rischi di una realtà, di un progetto e/o di un processo.

Valutare ed adottare una struttura organizzativa più appropriata, definire chiaramente mansioni e ruoli, verificare e formalizzare l’organizzazione dell’impresa, e, nel caso, porre in essere gli strumenti per strutturarla, consentono di raggiungere un doppio beneficio:

1. da una parte l’imprenditore, o il suo management, ottengono una visione complessiva ed approfondita del processo e della organizzazione amministrativa in essere e degli strumenti per migliorarne il funzionamento, contenerne i costi, rivederne i ruoli (se necessario) e aumentare il grado di fiducia nei confronti dei collaboratori;

2. dall’altro i collaboratori interessati al processo hanno l’opportunità di approfondire il contenuto del proprio lavoro, di valutare le proprie capacità e di ottimizzare il proprio contributo alla struttura. Si realizzano anche una condivisione delle informazioni ed un aumento della motivazione dei collaboratori per effetto della maggior chiarezza rispetto a ruoli e mansioni di ognuno.

Settori interessati

Produttori di macchinari industriali (torni, fresatrici, macchine per la lavorazione del legno, macchine per la lavorazione del vetro, macchine per l'industria alimentare - impastatori, miscelatori, estrusori, termoformatrici), Aziende metalmeccaniche, Aziende dell'automazione, Studi professionali, Aziende commerciali

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